Система електронної пошти частина корпоративного документообігу
Електронна пошта стала найважливішим засобом обміну інформацією. Згідно з дослідженнями, проведеними Ferris Research за останні декілька років обсяг корпоративної електронної пошти збільшився на 50%. Очікується, що в найближчому майбутньому обсяги пошти будуть рости на 30-50% щорічно. За прогнозами IDC, кількість переданих протягом дня поштових повідомлень в 2005 році збільшиться до 35 мільйонів.
При цьому значно зросте частка електронної пошти у загальному обсязі корпоративної інформації. Згідно зі статистикою, вже сьогодні 35% корпоративної «бази даних» зберігається у вигляді поштових повідомлень.
Все більше число організацій починає усвідомлювати те, що електронна пошта є цінним активом. Однак щоб електронна пошта дійсно стала бізнес інструментом, а що міститься в ній інформація отримала реальну цінність, необхідно, щоб вона стала повноцінним елементом документообігу.
Ця мета може бути досягнута лише при дотриманні умови, коли інформацією, що міститься в електронному листі, мають можливість користуватися всі учасники інформаційного обміну на всьому циклі її існування. На жаль, в даний час у багатьох організаціях таке становище не є нормою. Важлива інформація, яка зберігається в поштових повідомленнях, створених окремими користувачами, найчастіше прихована від іншої частини організації. Здебільшого, користувачі самі вирішують, які листи залишати, а які видаляти. Коли працівник знаходиться за межами організації або покидає її, інформація, яка міститься в його листах, стає недоступною або, що ще гірше, буває, втрачена назавжди.
Усунути цей недолік дозволяє створення централізованого архіву електронної пошти, який включається в єдину корпоративну систему документообігу. Як не можна обійтися без архіву документів, так не можна обійтися без архіву електронної пошти. Однак необхідно відзначити, що у поштового архіву на відміну від документального є своя специфіка, яку необхідно враховувати при організації системи документообігу в організації.
Відмінність документальних і поштових архівів
Архів електронної пошти істотно відрізняється від документального архіву. І це пов’язано з наступними факторами:
1. Відмінністю структур електронного листа і електронного документа.
· Електронний лист на відміну від електронного документа володіє більш складною структурою. В лист можуть входити багато компонентів різних форматів і типів.
· Електронне повідомлення може бути не тільки документом, але і «контейнером» для передачі документів. Таких документів може бути декілька, а кожний з них може відноситися до різних категорій. При цьому існує складність виділення та індексації цих документів в одному листі.
· Електронний лист містить службову інформацію, так звані, мета-дані (SMTP-заголовки, MIME-типи тощо), які також входять до складу електронного листа. З одного боку ці дані вносять деяку складність в структуру архіву, з іншого є додатковими атрибутами для здійснення пошуку.
· Складність технічної реалізації рішень, пов’язаних із зберіганням електронної пошти, наприклад, необхідність приміщення в архів окремо як листи цілком (його оригіналу), так і його компонентів (текстових частин, бінарних файлів тощо).
· Складність пошуку і отримання необхідної інформації з різних частин електронного повідомлення. При цьому кожна частина листа може мати свою кодування і формат.
2. Неможливістю регламентувати структуру і склад повідомлення електронної пошти, що надходить у архів.
· Складність формалізації поштових повідомлень, наприклад, при створенні архіву проектної документації можуть встановлюватися певні правила, за якими ця документація оформлюється і за якою поміщається в архів. У випадку з електронною поштою, джерела інформації не піддаються контролю. Тому електронний лист має довільні структуру, спосіб упаковки нетекстових об’єктів, типи і формати даних, кодування текстів і т. п.
· Проблеми, пов’язані з контролем джерел поштових повідомлень, призводять до того, що не всі листи, направлені в адресу компанії, що мають відношення до діяльності, яку вона здійснює. Листи можуть відноситися до категорії спаму, приватного листування і т. п.
· Не всі листи несуть в собі інформативне навантаження. Існує службові повідомлення, яке використовуються для передачі інформації системного характеру, що застосовується для конфігурації і управління іншими системами. Проте в деяких випадках також є необхідність зберігати такі повідомлення в архіві.
3. Відмінністю оточення, в якому працюють документальний і поштовий архіви.
· Поштовий архів є частиною поштової системи.
· Поштовий архів відкритий зовнішнього впливу, оскільки у нього постійно надходить вхідна кореспонденція. При цьому джерела цієї інформації не контролюються поштовим сервером. Електронна пошта являє собою практично ідеальне середовище для перенесення різного роду «небезпечних» вкладень, а саме вірусів, поштових черв’яків, «троянських» програм і т. п.
4. Більш високим рівнем динамічності роботи поштового архіву порівняно з документальним.
· У поштовому архіві на відміну від документального одночасно проходить набагато більшу кількість процесів. По-перше, архів працює в режимі on-line з поштовими серверами. По-друге, одночасно з цим в поштовому архіві здійснюється пошук необхідної інформації і вибірка даних з архіву. Крім того, над листами в архіві можуть вироблятися різні дії (надсилання адресату, видалення з архіву тощо).
· Роботу поштового архіву характеризує висока швидкість надходжень документів. Щодня в архів середньостатистичної компанії поміщається до 20 тисяч листів загальним обсягом від 10 до 25 мегабайт.
· Висока швидкість надходжень документів до архіву призводить до швидкого переповнення архіву. У багатьох випадках доводиться «жертвувати» або інформацією (поміщати в архів тільки частина листів), або часом зберігання, або йти на збільшення дискового простору.
Вимоги до архіву електронної пошти
До архіву електронної пошти, пред’являються ті ж вимоги, що і до документального архіву. Однак відмінності, які існують між ними, значно розширюють список вимог до архіву поштових повідомлень. До таким додатковим вимогам ставляться:
· Більш висока ступінь надійності. До архіву електронної пошти, пред’являються більш високі вимоги по надійності, ніж до документального архіву, оскільки вона викликана іншими факторами. Це пов’язано з тим, що збій в роботі поштового архіву може призвести до зупинки всього поштового сервісу, що є неприпустимим, оскільки робота поштового сервісу по своїй суті є безперервною. Крім того, в значній мірі надійність системи забезпечується за рахунок розподілу функцій архівації і фільтрації.
· Більш висока продуктивність. Ця вимога є найбільш актуальним, оскільки архів електронної пошти більш динамічно змінюється, ніж документальний архів. В один і той же час у нього безперервно надходять поштові повідомлення, здійснюється пошук листів, вибірка їх з архіву, а також здійснюються різні дії над листами.
· Масштабованість. Висока швидкість надходжень в архів призводить до того, що доводиться «жертвувати» або інформацією (поміщати в архів тільки частина листів), або часом зберігання пошти. Щоб таке не відбувалося, необхідно щоб поштову архів мав здатність постійно нарощувати можливості системи в умовах великого потоку вхідних даних і швидко зростаючого архіву.
· Безпека. Поштовий сервіс передбачає роботу з зовнішніми адресатами, які по своїй суті є неконтрольованими джерелами інформації. Тому архів повинен забезпечувати надійний захист від усіляких загроз ззовні.
· Необхідність виділення процедури приміщення в архів в окрему функцію. При надходженні листів в архів необхідно серйозну увагу необхідно приділяти фільтрації. В архів повинні потрапляти тільки листи певного змісту, а листи, не пов’язані з діяльністю компанії, необхідно відсіювати «на підступах» до архіву.
· Використання технології контекстного аналізу при приміщенні листів в архів. Вимоги індексування які розміщені в архів листів набагато вища, ніж у документальному архіві, оскільки надходять в архів листи не можна привести до єдиного вигляду, а інформація, що міститься в листах, має різні формати, кодування та структуру. Технологія контекстного аналізу дозволяє при приміщенні листа в архів провести її декомпозицію на складові компоненти, забезпечити аналіз будь-якого складного елемента і записати їх в окремі таблиці бази даних. При цьому кожен компонент індексується, що забезпечує високу швидкість пошуку листів в подальшому.
· Необхідність мати достатньо потужний механізм фільтрації повідомлень, який дозволяє в умовах великого потоку вступників даних забезпечувати високу продуктивність фільтрації, гарантуючи відсутність критичних для поштової системи затримок.
· Здатність здійснювати сегментування (секционирование) архіву та індексацію даних. Вимога, яка дозволяє одночасно значно підвищити продуктивність архіву і створити умови для ефективного управління великими базами даних. Зростає надійність системи за рахунок зменшення числа збоїв. Крім того, існує можливість експорту частини архіву на зовнішні носії.
· Забезпечення контекстного, атрибутивного, а також морфологічного пошуку по архіву поштових повідомлень. Дані вимоги дозволяють забезпечити високоефективний пошук різної інформації в архіві незалежно від складності структури поштових повідомлень, великих обсягів зазначеної інформації, проблем, що виникають при роботі з текстами.
· Можливість проведення регламентних робіт з архівом без зупинки поштового сервісу. Істотно підвищує надійність спільної роботи різних систем і програм, дозволяє виробляти нарощування можливостей системи, заміну обладнання та регламентні роботи без зупинки різних сервісів і процесів.
· Збільшення обсягів архіву без втрати продуктивності роботи архіву. Висока швидкість надходження поштових повідомлень призводить до швидкого переповнення архіву. Система повинна мати таку продуктивність і надійність, при яких переповнення архіву не впливає на роботу системи в цілому.
· Можливість експорту інформації на зовнішні носії. Великі обсяги інформації, що надходить по каналах електронної пошти, вимагають значного дискового простору. Однак збільшення дискових масивів не може бути нескінченним. Вихід з положення — зберігання інформації на зовнішніх носіях. У зв’язку з цим система повинна бути здатною здійснювати секционирование бази даних та переведення частини інформації в автономне (off-line) стан і повернення її за необхідності оперативне (on-line) стан.
Сучасні тенденції
Створення архіву поштових повідомлень є сьогодні однією з актуальних проблем. Поштовий архів давно перестав бути просто архівом. Він поступово починає перетворюватися в інструмент для вирішення різних бізнес-завдань. Як було вже сказано вище, електронна пошта займає значне місце у документообігу різних компаній і організацій. Без архіву такий документообіг перестає мати сенс, оскільки головне для документообігу це «база знань», якою можна оперувати при виконанні різних завдань. Електронна пошта володіє цілим рядом переваг, завдяки яким стає одним з найважливіших елементів цієї «бази знань».

Архів пошти у багатьох компаніях поступово стає стандартом. Це пов’язано з тим, що в таких компаніях поштовий сервіс активно бере участь в бізнес-процесах і невіддільний від них. Міститься в електронній пошті інформація дійсно отримує реальну вартість і стає цінним активом компанії. А як будь-який актив, електронну пошту необхідно надійно зберігати.

У багатьох компаніях поштовий архів з’являється на вимогу служби безпеки. При цьому архів є надійним засобом контролю поштового трафіку, а інформація з архіву використовується для проведення розслідування різних інцидентів.

За кордоном наявність архіву електронної пошти давно вже є законодавчою вимогою. Невиконання цих вимог загрожує організаціям виплатою величезних штрафів або застосуванням інших санкцій. Існує безліч законодавчих і нормативних актів, які регулюють відносини у цій сфері. Всі вони розрізняються залежно від галузей виробництва, а також країн, де вони мають поширення. Наприклад, у Великобританії та Європейському Союзі діють положення («New Basel Capital Accord» і «The Turnbull guidance»), у відповідності, з якими всі компанії повинні зберігати пошту протягом 7 років. У США діє цілий ряд законодавчих актів (Акти «Gram-Leach-Bliley Act», «Health Insurance Portability and Privacy Act», «The Security and Exchange Act» тощо), які передбачають зберігання поштових повідомлень від 7 до 26 років.
РИНОК СИСТЕМ АРХІВУВАННЯ ЕЛЕКТРОННОЇ ПОШТИ
Значна і постійно зростаюча роль електронної пошти у сучасних бізнес-процесах призвела до значного попиту на засоби управління та архівування електронної пошти. На ринку інформаційних технологій з’явилося багато продуктів, які здатні вирішувати проблеми, пов’язані з управлінням поштовим потоком. До таких засобів належать, так звані продукти «Enterprise Content Management» і «Secure Content Management». Ці два типи продуктів розрізняються за завданнями і застосовуваних технологій.
Основне завдання продуктів, що відносяться до типу «Enterprise Content Management», є управління електронною поштою. При цьому архів є одним із засобів виконання завдання. До таких продуктів відносяться:
· Enterprise Vault, компанії KVS Inc.
· Assentor, компанії iLumin Software Services Inc.
· Ixos 6 Suite, компанії Ixos Software AG/OpenText Corp.
· CommonStore for Exchange, IBM
· Exchange Archive Solution, компанії Educom TS Inc.
· EmailXtender, компанії EMC Corp./Legato Software (продажі здійснюються через Hewlett-Packard Co. and IBM).
Основне завдання продуктів, що відносяться до типу «Secure Content Management», є забезпечення безпеки електронної пошти. В багатьох продуктах створення архіву електронної пошти є додатковим завданням. До таких продуктів відносяться:
· Система «Дозор-Джет», компанії «Інфосистеми Джет»
· MAILSweeper, компанії ClearSwift
· eSafe Mail, компанії Aladdin Knowledge System
· MailMarshal, компанії Marshal Software Ltd.

(CopyRight. журнал «КомпьюЛог», №2(62), березень-квітень, 2004, передплатний індекс 47782 підписка в будь-якому відділенні зв’язку)